Training Your Virtual Assistant: Three Easy Methods

training assistants

Training Your Virtual Assistant: Three Easy Methods

training your virtual assistantA lot of business owners get worried at the thought of training new staff, especially virtual staff. However, it’s not that hard. We can harness technology to simulate you looking over your virtual assistant(VA) shoulder.

Here are three ways of disseminating information in a clear, concise manner so that your virtual staff can learn quickly and effectively.

1. Written Instructions

E-mail is not dead. It’s still a great tool and along with file transfers and project-management system (which we’ll go into in the next section), will probably be an integral part of the  communication between you and your virtual staff. So it’s in your best interest to learn how to write clear and concise instructions.

A few best practices include:

  • Use plenty of bullet points.
  • Save important correspondence in a separate folder.
  • Have one clear, overall objective per task, if possible.
  • Give examples of what you’re looking for via screenshots, links, and attachments.

2. Audio Recordings

If writing is not your thing, then recorded trainings will be your best bet. Simply record your message on a smartphone or laptop using software like Audicity for PC or GarageBand for Mac devices. Speak as if you were talking face-to-face with your VA and remember to keep each recording focused on one topic.

A few best practices include:

  • Be clear and concise and avoid rambling. I know that as entrepreneurs, we sometimes fall in love with the sound of our own voices – but I’m sure that’s not you, right?
  • Create separate recordings for separate training subjects. It’s completely unfair to dump twenty to forty minutes of audio containing instructions for multiple tasks and projects on a virtual assistant. Save the instructions in separate folders by topic in Dropbox for easy searching later on.
  • Label each audio file with a title that clearly communicates the objective of the recording so that both yourself and your VA can search for and find it easily.
  • Always save your recordings. They can be used to train future virtual assistants over and over again.
  • Don’t forget online chat platforms like Skype – they are great live audio training tools.

3. Video Recordings

Videos are the most effective format to use for training new virtual assistants. Information Overload often occurs when learning, and this enables your VA to review it again and again. The good news is that you have a few different options here. First, you can simply record yourself to allow your VA(s) to see you personally and get a sense of how you emphasize certain instructions.

This is also a strong way to build rapport.

Secondly, you can shoot screencasts, which are videos of your computer screen. This is by far my favorite training method. Screencasts have worked brilliantly for myself and for those business owners to whom I’ve suggested them, for the following reasons:

  • The visual and audio combination leaves little room for confusion.
  • You can train on your own time and not worry about syncing schedules.
  • Every time you create a new video, you’re adding to a vault of training material for future virtual assistants to learn from and reference. This is especially important if the training is focused on a repetitive task that will always need to be done in your business.
  • They are actually a lot of fun and are very easy to produce!

The two platforms I recommend for PC users are Camtasia and Jing. If you’re using a Mac, like me, you can also use Jing; however, ScreenFlow has a little more power behind it. Lastly, a live webcam training with your virtual assistant is a great way to train and build rapport. If you have more than one VA that you’d like to train in this manner, you can easily all hop onto a Google Hangout, so everyone can speak and be seen.

There are plenty of other options out there, so take a look around for something you feel comfortable working with. However, before you begin making a single video, I recommend checking out YouTube to see if the training you’re about to create has already been made.

Admin


This entry has 118 replies

  1. Webcams Porn says:
  2. EvaGok says:
  3. JaneGok says:
  4. SueGok says:
  5. fucks says:

    I loved as much as you will receive carried out right here. The sketch is tasteful, your authored subject matter stylish. nonetheless, you command get bought an nervousness over that you wish be delivering the following. unwell unquestionably come further formerly again as exactly the same nearly a lot often inside case you shield this hike.

  6. I cannot thank you enough for the blog post.Really looking forward to read more. Awesome.

  7. KiaGok says:
  8. EvaGok says:
  9. SueGok says:
  10. JaneGok says:
  11. KiaGok says:
  12. SueGok says:
  13. SueGok says:
  14. tente izmir says:

    Pretty nnice post. I just stumbled upon your weblog and wanted to say that I’ve
    really enjoyeed browsing your blog posts. In any case I’ll be subscribing to
    your rss feed and I hope you write again soon!

  15. EvaGok says:
  16. EvaGok says:
  17. Cam Chat says:
  18. JaneGok says:
  19. JaneGok says:
  20. Arabekpew says:

    http://loveawake.ru/ – Знакомства в Азове. Сайт знакомств в Азове бесплатно, без регистрации, для серьезных отношений.

  21. Deshawn says:

    Since the MSM is completely skewed, what blogs/websites have you found that offer you info that the MSM disregards?.

  22. Mature Cams says:
  23. WillieSip says:

    NAS Broker. Забудьте про свои деньги
    19.08.2016 09.07.2017Публикации
    Через форму обратной связи за последние пару недель мы получили несколько обращений от наших читателей, имевших неосторожность связаться с компаний NAS Broker. Методы работы и привлечения клиентов у менеджеров NAS Broker не отличаются чистоплотностью и во многом повторяют уловки и разводы FOREX-мошенников из нашего черного списка. Разберем подробней, что же такое NAS Broker и стоит ли им доверять свои деньги. Начнем с юридической информации о компании.

    В разделе «О компании» на сайте NAS Broker нет абсолютно никакой полезной информации, одни голословные заявления о своих мифических успехах и достижениях. Если верить скудной информации на сайте компании юридический адрес NAS Broker The Jaycees Building, Stoney ground, Kingstown, St Vincent and the Grenadines . Государственный реестр компаний в Сент-Винсент и Гренадинах является закрытым, проверить достоверность данной информации невозможно. Бросается в глаза голословное заявление о некой регуляции:

    Регулируется Financial Services Authority (FSA), Лицензия №21969

    При этом номер лицензии совпадает с регистрационным номером компании, самой же лицензии на сайте нет. Вывод простой: заявление о регуляции вранье и рассчитано на наивных новичков. Офшорные лицензии сами по себе не являются преимуществом, а когда компания еще и врет, размещая недостоверную информацию, вывод однозначный: доверять не стоит. В оферте NAS Broker есть несколько пунктов, аналогов которым нет ни в одной компании:

    4.22. КОМПАНИЯ имеет право взимать ежемесячную комиссию в сумме 100 (сто) долларов США за обслуживание счета КЛИЕНТА.

    4.23. КЛИЕНТ соглашается, что КОМПАНИЯ имеет право без предварительного согласия или уведомления КЛИЕНТА передавать по субподряду третьим лицам процедуру технического и операционного обслуживания торгового счета (не «ФОРЕКС» связанные услуги). Исходя из сложности операций и сделок, обращений и деятельности КЛИЕНТА, КОМПАНИЯ имеет право изменять цену обслуживания на усмотрение третьей стороны по реально предоставленным услугам субподрядчика (не «ФОРЕКС» услуги). КЛИЕНТ принимает обязательства самостоятельно платить по счетам за реальное обслуживание третьим лицам. Клиент не вправе осуществлять переводы для «ФОРЕКС» деятельности на счет третьих лиц, которые не предоставляют услуги «ФОРЕКС» или суммы выше реально предоставленных услуг третьими лицами в процессе обслуживания торгового «ФОРЕКС» счета КЛИЕНТА.

    Мало того, что господа из NAS Broker хотят поиметь с вас денег за то, что вы доверили им эти самые деньги, так они обязывают клиента платить еще и каким-то непонятным третьим лицам за непонятно какие услуги.

    4.31. Вывод денежных средств КЛИЕНТА осуществляется при условии совершения КЛИЕНТОМ минимального торгового объема равного 1 лоту на каждые 100 (сто) USD депозита, после последнего пополнения счета. Лоты менее чем на три минуты в рамках настоящей статьи не применяются.

    Ограничения клиента в праве распоряжаться своими деньгами и навязывание ему обязательной отработки торговых объемов не лезет ни в какие ворота. Уже только одного этого достаточно, чтобы сделать вывод: NAS Broker банальный лохотрон и сделает все, чтобы деньги, внесенные на депозит, вывести клиент уже не смог.

    4.40. Подписывая данное соглашение, КЛИЕНТ бесспорно соглашается с условиями предоставления услуги «Отложенный платеж» которая позволяет осуществлять транзакции на внебиржевых рынках с использованием Дополнительной Ликвидности, а именно:
    — Предоставляемая дополнительная ликвидность может быть использована исключительно для проведения транзакций на внебиржевых рынках;
    — КЛИЕНТ обязуется проводить операции с предоставленной дополнительной ликвидностью с момента ее зачисления на торговый счет и до момента поступления соответствующего платежа;
    — Вывод средств с торгового счета, по которому активирована услуга «Отложенный платеж», невозможен, до тех пор, пока соответствующий платеж в полном объеме не поступит на торговый счет;
    — Результаты проведенных транзакций недоступны КЛИЕНТУ, до тех пор, пока переведенные средства не поступят на счет КОМПАНИИ и не будут зачислены на торговый счет КЛИЕНТА;
    — КЛИЕНТ несет единоличную ответственность за своевременное поступление средств в полном объеме;
    — КОМПАНИЯ вправе отказать КЛИЕНТУ, который нарушает сроки погашения задолженности, в обслуживании его торгового счета.
    — КЛИЕНТ понимает и согласен с тем, что КОМПАНИЯ оставляет за собой право отменить любую транзакцию, проведенную с использованием дополнительной ликвидности, на свое полное и исключительное усмотрение; — КЛИЕНТ освобождает КОМПАНИЮ от любых расходов, издержек, претензий, обязательств.

    Развод с разного рода «кредитами», которые надо «погашать» живыми деньгами, активно используется многими примитивными лоховозками, и NAS Broker не придумал ничего нового. Предоставление «дополнительной ликвидности» это примитивная уловка мошенников с целью выманить у клиента дополнительные деньги. В большинстве случаев после «погашения кредита», мошенники перестают выходить на связь. Это и понятно: деньги они уже получили и расставаться с ними они не собираются.

    6.3. КЛИЕНТ несет ответственность перед КОМПАНИЕЙ за убытки, понесенные КОМПАНИЕЙ по вине КЛИЕНТА, в том числе за ущерб, причиненный в результате не предоставления (несвоевременного предоставления) КЛИЕНТОМ любых документов, предоставление которых КОМПАНИЕЙ предусмотрено данным договором, а также соответствующим регламентом. Клиент несет ответственность за ущерб, причиненный КОМПАНИИ в результате любого искажения информации, содержащейся в предоставленных КОМПАНИЕЙ документах КЛИЕНТА.

    Такое чувство, что ребятишки из NAS Broker, войдя в кураж при составлении филькиной грамоты, именуемой офертой, выйти из него уже не в состоянии и решили сделать клиента виноватым без малейшего шанса на реабилитацию. Очень бы хотелось посмотреть на аргументацию NAS Broker при попытке обосновать нанесенный им клиентом ущерб вследствие непредставления каких-то неназванных документов.

    11.2. КЛИЕНТ безоговорочно:
    — соглашается, что суды Сент-Винсент и Гренадины имеют право исключительной юрисдикции, которая определяет любые процессуальные действия в отношении данного договора;
    — подчиняется юрисдикции судов Сент-Винсент и Гренадины; — соглашается никогда не предъявлять претензий касательно того, что такое место судебного разбирательства неудобно или что оно не имеет юридической силы в отношении КЛИЕНТА.

    Ну и в заключении, чтобы у клиента даже не возникло желание защищать свои интересы, посудиться ему предлагают на далеких островах в Карибском море.

    Оферты всех компаний составляются юристами этих самых компаний, и в первую очередь защищают интересы компании, а не клиентов. Но настолько наглое и циничное нарушение прав и попрание интересов клиентов возможно только в лохотронах, к которым без сомнения можно отнести милую компанию NAS Broker. Подытожим, что же ждет клиента, имевшего неосторожность связаться с этой лоховозкой:

    Начисление платы за мифические услуги по обслуживанию счета, причем плату начислять могут не только NAS Broker но и третьи лица.
    Невозможность вывести деньги без обязательной отработки торговых объемов.
    Изъятие денежных средств с торгового счета под предлогом компенсации за нанесенный мифический ущерб компании.
    Обязательное внесение денежных средств на счет для погашения предоставленной NAS Broker «дополнительной ликвидности».
    Возможность заморозки средств на счете в любой момент под предлогом борьбы с отмыванием денег.
    И это далеко не полный список. Вы готовы расстаться с деньгами? Добро пожаловать в NAS Broker ?? . Продолжение следует.

  24. KiaGok says:
  25. EvaGok says:
  26. Adult Webcam says:
  27. DennisNap says:

    Youth Celluvation http://tkfl777.com/ Молодая кожа в любом возрасте без пластики и филлеров. Forever young skin without plastic surgery and fillers Available Now

  28. Wife Webcam says:
  29. glennsx16 says:

    My new hot project|enjoy new website
    http://kid.porn.bestsexyblog.com/?mckenzie

    adrienne manning porn galleries cuty candy porn antonio biaggi bareback porn angela bismarchi porn black bbw swallowers porn

  30. sizofren says:

    I have been exploring for a little for any high-quality articles or weblog posts in this kind of space . Exploring in Yahoo I ultimately stumbled upon this site. Studying this information So i am glad to show that I have an incredibly just right uncanny feeling I came upon just what I needed. I most undoubtedly will make sure to do not forget this site and give it a look on a relentless basis.

  31. KennethLap says:

    алкоголь в канистрах купить спб
    Организатор Программы вправе в любое время произвести блокировку действующих карт, при условии предоставления Участнику возможности получения новой карты взамен блокируемой. Новая карта выдается бесплатно, при условии заполнения Участником анкеты, в иных случая Организатор вправе взымать плату за выдачу новой карты.

    О дате предстоящей блокировки (в целях выдачи новой карты) Организатор обязан уведомить Участника не менее чем за 30 дней до блокировки старых карт, путем размещения соответствующего объявления в магазинах.
    заказать алкоголь в канистре
    1.7. Горячая линия Программы – телефонная линия поддержки участников Программы.

    элитный алкоголь дешево спб
    8 800 250 00 08.
    элитный алкоголь дешево спб – Алкоголь в канистрах в спб.

    1.8. Магазины О’КЕЙ – гипермаркеты О’КЕЙ и супермаркеты О’КЕЙ.

  32. EvaGok says:
  33. leannefx2 says:

    Free Porn Galleries – Hot Sex Pictures
    http://pornatfunny.fetlifeblog.com/?macie

    bigboob porn tgp betty white porn hottest porn girls of 2009 women over 50 porn videos free online porn comic

  34. EvaGok says:
  35. Fetish Cams says:
  36. Pussy Webcam says:
  37. JaneGok says:
  38. Cam Porn says:
  39. Sex Webcam says:
  40. SueGok says:
  41. JaneGok says:
  42. After looking into a number of the blog articles
    on your web page, I really like your teechnique of blogging.

    I saved it to my bookmark site list annd will be checking bback in the near
    future. Please check out my website as well aand let me
    know how you feel.

  43. Chat Sex says:
  44. Mikeirofs says:

    Кем являются проститутки Санкт-Петербурга для мужчин
    Кем являются проститутки Санкт-Петербурга для мужчин
    Мужчина, конечно, самец по своей природе и глядя на молодую девушку или даже ухоженную женщину за 40 ему хочется пообщаться с этой возмутительницей его мужского спокойствия, хочется интимной близости с ней. Он начинает представлять различные варианты этой близости, разные позы, думает как же она двигается, дышит, кричит… Это безумно заводит. Естественно, далеко не каждый мужчина может подойти к понравившейся ему девушке на улице и сказать ей прямо чего он от нее хочет. Особенно женатый мужчина побоится так поступить. Мужчины любят получать все и сразу без долгих ухаживаний и обязательств, ведь это не только долго, но и очень затратно, конфеты, букеты, рестораны. Конечно, все женщины тоже разные, но обычно женщины любят, чтобы все было красиво, дорого и не очень быстро, хотя каждая женщина знает себе цену и понимает кому она может отдаться ради своего удовольствия, а кому-то только за очень большую денежку. Для мужчины палочкой выручалочкой в такой ситуации являются Проститутки СПб с которыми можно провести часок-другой абсолютно без каких-либо обязательств, просто получая невероятное сексуальное удовольствие. Это не просто удовольствие, которое ты получаешь от близости со своей постоянной партнершей, с которой все уже давно известно и с которой не приходится ждать каких-то открытий. Это удовольствие, которое можно сравнить с первым прыжком с парашютом, первым оргазмом или другим новым и неведомым для тебя удовольствием. Проститутки Питера не даром являются древнейшей профессией которая как-будто специально создана, чтобы снимать стресс, наслаждаться и отвлекаться от серых будней и от общения с постоянными партнерами. Конечно, наша жизнь полна интересных событий, встреч, поездок, приобретений, но зачастую не хватает какого-то адреналина, какой-то изюминки и в каждом возрасте это что-то свое. Когда ты ищешь сексуальных отношений на стороне, то безусловно тебе не хватает драйва, азарта, игры в отношениях и конечно всегда хочется чувствовать себя настоящим мужчиной, нужным мужчиной, чтобы тебя ценили, а не чтобы тебя в чем-то упрекали, пилили и долбали обязательствами. Обязательства никто не отменял, но от них тоже хочется отдыхать и забывать хотя бы на время. И на таком тематическом сайте всегда можно найти себе спутницу для прекрасного сексуального отдыха, здесь Проститутки Санкт-Петербурга сами выставляют свои анкеты и готовы к интим-знакомствам без обязательств, просто страсть и секс без границ.

  45. JaneGok says:
  46. SueGok says:
  47. KiaGok says:
  48. winifredkp69 says:

    Enjoy daily galleries
    http://babexxxtube.rozitachewanhot.bloglag.com/?jessica

    hardcore porn rapidshare lesbian porn for teens simton porn young redhead skater porn susan reno amateur porn

  49. SueGok says:
  50. genesz11 says:

    New super hot photo galleries, daily updated collections
    http://hairy.lesbian.fetlifeblog.com/?elyssa

    i carly comic porn pigs tube porn home porn net porn star tomoko all free porn vids

  51. KiaGok says:
  52. EvaGok says:
  53. murielko18 says:

    Enjoy daily galleries
    http://lesbian.jokes.hotblognetwork.com/?keira

    porn is us gay porn voyeur review wet hair porn nude girls mom money cash porn porn babe free

  54. EvaGok says:
  55. SueGok says:
  56. EvaGok says:
  57. KiaGok says:
  58. SueGok says:
  59. micaze says:

    As I site possessor I believe the content matter here is rattling great , appreciate it for your hard work. You should keep it up forever! Best of luck.

  60. Say, you got a nice blog post.Thanks Again.

  61. KiaGok says:
  62. Webcam Slut says:
  63. SueGok says:
  64. JaneGok says:
  65. EvaGok says:
  66. JaneGok says:
  67. Webcam Porn says:
  68. EvaGok says:
  69. KiaGok says:
  70. KiaGok says:
  71. KiaGok says:
  72. EvaGok says:
  73. chrystalox2 says:

    Hot photo galleries blogs and pictures
    http://porn.reviews.bestsexyblog.com/?miah

    porn free videos real sleeping free mom roleplay porn pat girl porn video free amirican porn swedish teen porn sites

  74. SueGok says:
  75. KiaGok says:
  76. SueGok says:
  77. SueGok says:
  78. Adult Cam says:
  79. KiaGok says:
  80. JasonWar says:

    A short while ago I’ve come across one article which I think you could find helpful. Somebody might take a steaming dump all over it, however it clarified some of my questions.
    http://maps.google.com.et/url?q=http://kazkomkredit.kz/kvartira-kredit-bez-zaloga-3/

  81. JaneGok says:
  82. Girl Cams says:
  83. Xxx Web Cams says:
  84. EvaGok says:
  85. maudefk3 says:

    Free Porn Pictures and Best HD Sex Photos
    http://porn.astrid.instakink.com/?kaitlynn

    tube4 porn free porn bideos free porn dude hard gay free bi porn literature gay porn dog leather fetish

  86. SueGok says:
  87. JaneGok says:
  88. EvaGok says:
  89. EvaGok says:
  90. Micah Colder says:

    Hey, how’s it going?

    I want to pass along some very important news that everyone needs to hear!

    In December of 2017, Donald Trump made history by recognizing Jerusalem as the captial of Israel. Why is this big news? Because by this the Jewish people of Israel are now able to press forward in bringing about the Third Temple prophesied in the Bible.

    Jewish Rabbis have publicly announced that their Messiah will be revealed in the coming years who will be a leader and spiritual guide to all nations, gathering all religions under the worship of one God. They deny Jesus as their Messiah, and the Bible tells us this Jewish Messiah will be the counterfiet that will bring about a false peace, and ultimatley the great tribulation.

    They even printed a coin to raise money for the Temple with Donald Trumps face on the front and with king Cyrus'(who built the second Temple) behind him. On the back of the coin is an image of the third Temple.

    More importantly, the power that runs the world wants to put a RFID microchip in our body making us total slaves to them. This chip matches perfectly with the Mark of the Beast in the Bible, more specifically in Revelation 13:16-18:

    “He causes all, both small and great, rich and poor, free and slave, to receive a mark on their right hand or on their foreheads, and that no one may buy or sell except one who has the mark or the name of the beast, or the number of his name.

    Here is wisdom. Let him who has understanding calculate the number of the beast, for it is the number of a man: His number is 666.”

    Referring to the last days, this could only be speaking of a cashless society, which we have yet to see, but are heading towards. Otherwise, we could still buy or sell without the mark amongst others if physical money was still currency. This Mark couldn’t be spiritual because the word references two different physical locations. If it was spiritual it would just say in the forehead. RFID microchip implant technology will be the future of a one world cashless society containing digital currency. It will be implanted in the right-hand or the forehead, and we cannot buy or sell without it! We must grow strong in Jesus. AT ALL COSTS, DO NOT TAKE IT!

    “Then a third angel followed them, saying with a loud voice, “If anyone worships the beast and his image, and receives his mark on his forehead or on his hand, he himself shall also drink of the wine of the wrath of God, which is poured out full strength into the cup of His indignation. He shall be tormented with fire and brimstone in the presence of the holy angels and in the presence of the Lamb. And the smoke of their torment ascends forever and ever; and they have no rest day or night, who worship the beast and his image, and whoever receives the mark of his name” (Revelation 14:9-11).

    People have been saying the end is coming for many years, but we needed two key things. One, the Third Temple, and two, the technology for a cashless society to fulfill the prophecy of the Mark of the Beast.

    Visit http://WWW.BIBLEFREEDOM.COM to see proof for these things and much more!

    If you haven’t already, it is time to seek God with all your heart. Jesus loves you more than you could imagine. He wants to have a relationship with you and redeem you from your sins. Turn to Him and repent while there is still hope! God bless!

  91. JaneGok says:
  92. JasonWar says:

    Thank you for your great blog. It was very helpful. I am so glad I came across this.
    http://maps.google.com.et/url?q=http://kazkomkredit.kz/dengi-na-god-na-kartu/

  93. SueGok says:
  94. EvaGok says:
  95. Dildo Show says:

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>